Criando uma Reunião Online no Webmail (Nova Versão)

Quando desejar criar uma reunião online no Webmail, na tela inicial, clique em “Mais” e depois “Reuniões Online”.

Adicione um título e então você estará pronto para iniciar a reunião.

Após criar a sua reunião, você pode abri-lá e acessar algumas das configurações disponíveis. Você poderá editar essas configurações em qualquer momento da reunião.

Alguns detalhes sobre as configurações:

• Proteger com senha – Caso queira adicionar acesso limitado a uma reunião, basta configurar uma senha e confirmar-la. O acesso a reunião ficará disponível apenas para quem digitar a senha corretamente.
• Permitir Usuários Convidados – Essa opção possibilita que qualquer um com o link da reunião pode acessar-lá.
• Permitir que os participantes iniciem a reunião – Habilitada por padrão, essa opção libera o inicio da reunião sem a presença do organizador.
• Permissão para envio de Arquivos – Cada reunião tem a opção de habilitar usuários para enviar arquivos. No entanto, o organizador pode restringir para que apenas o organizador envie arquivos. Observação: É possível restringir a extensões de arquivos que podem ser enviadas na reunião, no entanto, a blacklist de extensão armazenamento de arquivo é configurada apenas pelo administrador do sistema.

Agendamento:

• Agendamento de Reunião – Habilite essa opção caso queira que continuar utilizando a reunião online de forma regular. Isso é similar a criar um evento recorrente no calendário, onde você seleciona a data, horário e encerramento.
• Configuração de Encerramento – No final de uma reunião, você pode selecionar a opção de arquivar a reunião, essa opção encerra o agendamento mas mantém a reunião na sua listagem. Também há a opção de apagar reunião ou manter ativa.

Configurações da Chamada:

• Microphone – Permite você definir o seu microfone padrão que você utiliza durante a reunião. Geralmente está configurado para qualquer microfone que estiver configurado em sua máquina, mas você pode alterar para algum fone de ouvido USB ou algum dispositivo em outra entrada.
• Webcam – Essa é a opção de configurar sua webcam, estará como padrão o dispositivo configurado em sua máquina, mas pode ser alterado em qualquer momento.
• Saída de Áudio – Assim como a configuração de microfone, essa é a configuração para áudio, novamente, estará definido como padrão o seu dispositivo configurado em sua máquina, mas pode ser alterado em qualquer momento.
• Controle automático de Áudio – Habilitar essa opção permite com que o SmarterMail automáticamente aumente ou diminua o volume da reunião.
• Cancelamento de Eco – Habilitar essa opção permite com que o SmarterMail automaticamente organize o cancelamento de eco.
• Reduzir Ruídos de Fundo – Habilitar essa opção permite com que o SmarterMail automáticamente cuide de suprir e reduzir quaisquer ruídos de fundo no áudio que o microfone de algum usuário captar.

Link da reunião

• Este é o link para a reunião que pode ser compartilhado com quem você desejar que participe. Você pode selecionar o texto e copiá-lo, ou clicar no ícone de copiar.

Armazenamento de arquivos do Webmail

Esta parte do Webmail estará inicialmente vazia. No entanto, conforme você utilizar a reunião online, ela manterá o controle do número de arquivos compartilhados na reunião e do espaço ocupado por esses arquivos.

Bate-papo

Embora o chat seja um ótimo recurso de reuniões online, pode ser necessário excluir o chat. Por exemplo, se a mesma reunião for utilizada semanalmente ou mensalmente para uma reunião online, você pode querer excluir os chats ao vivo depois que qualquer informação no chat for transcrita para um documento separado, depois que as tarefas forem criadas a partir de itens de ação, etc. Esta área permite que você exclua todos os chats ao vivo que ocorreram durante uma reunião.

Depois que você tiver todas as suas configurações prontas, certifique-se de salvá-las. Como um aparte, se você precisar alterar uma configuração, como permitir que convidados carreguem imagens, você pode alterar isso durante a reunião e a configuração entra em vigor imediatamente.

Reuniões online e convites de calendário

Ao criar um convite para reunião no seu calendário, você tem a opção de “Criar Reunião Online”. Esta configuração permite que os organizadores tenham uma nova reunião online criada, automaticamente, para ser usada para o compromisso que está sendo configurado. A reunião usará o Assunto do compromisso como seu nome e aparecerá na área Reuniões Online. Além disso, um link para a reunião é enviado com o convite para todos os participantes. Por padrão, as reuniões são criadas inicialmente para permitir usuários convidados, não têm senhas atribuídas e são definidas para que apenas o Organizador possa carregar arquivos. Portanto, se qualquer uma dessas configurações precisar ser alterada, elas precisarão ser alteradas antes da data/hora da reunião, e quaisquer alterações enviadas manualmente aos participantes.

OBSERVAÇÃO: Se um compromisso que tem uma reunião online associada a ele for cancelado ou excluído de outra forma, a reunião online não será excluída imediatamente. Em vez disso, o SmarterMail executa uma rotina noturna que removerá reuniões online associadas a compromissos excluídos/cancelados.

Acesse Reuniões Anteriores

Qualquer sala de reunião que você criar será salva como um cartão separado. Isso significa que você pode acessar e acessar novamente qualquer reunião passada. Enquanto o vídeo não é salvo, todos os chats ao vivo e documentos compartilhados SÃO salvos, permitindo que você os consulte novamente mais tarde, sempre que necessário.

Reuniões Participadas

Não são listadas apenas as reuniões que VOCÊ cria, mas também as reuniões para as quais você foi convidado. Para acessá-las, basta clicar na opção Reuniões Participadas no painel de navegação esquerdo. Aqui, as reuniões das quais você participou são listadas como cartões separados. Embora você não consiga editar nenhuma informação nesses cartões, você tem a capacidade de revisitar as reuniões, ver chats, fazer login novamente no chat de vídeo e muito mais.

Compartilhando URLs de reuniões online

O URL para uma reunião online pode ser acessado em dois locais:

• Usando o menu Ações (⋮) no cartão de uma reunião — basta clicar no menu e selecionar “Copiar” no menu suspenso. (Uma reunião online também pode ser excluída daqui.)
• Abrindo a reunião real e copiando o URL de suas configurações.

O primeiro método é, de longe, mais rápido e conveniente. Ele permite que você pegue rapidamente uma URL e compartilhe-a em um chat ao vivo, em um e-mail ou ao criar um compromisso único ou recorrente.