📦 AutoArquivamento Automático no Microsoft Outlook (Clássico)

📌 O que é o AutoArquivamento?

O AutoArquivamento do Microsoft Outlook é um recurso que move automaticamente e-mails e outros itens antigos da caixa de correio para um arquivo de dados local (.pst), armazenado no computador do usuário.

⚠️ Importante:
Após o arquivamento:

• As mensagens não permanecem no servidor
• Elas deixam de aparecer no Webmail
• Não estarão disponíveis no celular
• Ficam acessíveis apenas no computador onde o arquivo .pst está salvo

Ou seja, o conteúdo arquivado passa a existir exclusivamente no armazenamento local.

🔐 Recomendação de Segurança

Se os e-mails arquivados forem importantes:

✔️ O arquivo .pst deve estar incluído na rotina de backup
✔️ Deve haver cópia externa (backup corporativo ou em nuvem)
✔️ Não se deve considerar o AutoArquivamento como substituto de backup

Caso o computador seja formatado, apresente falha ou o arquivo .pst seja corrompido, os e-mails arquivados podem ser perdidos definitivamente.

✅ Vantagens e ❌ Desvantagens

✅ Prós

• Reduz automaticamente o tamanho da caixa de correio
• Melhora o desempenho do Outlook
• Evita atingir limite de armazenamento no servidor
• Organização automática sem intervenção manual

❌ Contras

• Os dados ficam armazenados apenas localmente
• Não sincroniza com outros dispositivos
• Pode gerar falsa sensação de backup
• Arquivos .pst grandes podem corromper
• Risco de perda em caso de falha no computador

⚙️ Como Configurar o AutoArquivamento

1. Abra o Outlook (versão clássica).
2. Vá em Arquivo > Opções > Avançado.
3. Em AutoArquivamento, clique em Configurações de AutoArquivamento.

1. Marque: ✅ Executar AutoArquivamento a cada X dias (Ao marcar, as demais opções serão habilitadas.)
2. Configure conforme necessidade:
   • Definir período de retenção
   • Escolher arquivar ou excluir
   • Definir local do arquivo (.pst)
   • Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas

1. Clique em OK.

Durante a execução, o status aparece na barra inferior do Outlook.

📂 O que acontece após o arquivamento?

Se marcada a opção “Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas”, o Outlook exibirá:

📁 Arquivo de Dados do Outlook (archive.pst)

Caso não apareça:

• Arquivo > Abrir e Exportar > Abrir Arquivo de Dados do Outlook

🔧 Configurações Detalhadas do AutoArquivamento

🔄 Executar AutoArquivamento a cada X dias

Define a frequência de execução automática.

• Ambientes com alto volume de e-mails → intervalos menores (3 dias)
• Volume moderado → 7 a 15 dias

Arquivar grandes volumes de dados de uma única vez pode impactar temporariamente o desempenho da máquina.

Desmarcar essa opção desativa completamente o recurso.

🔔 Exibir aviso antes da execução do AutoArquivamento

Exibe uma notificação antes do início do processo.

Permite cancelar a execução clicando em Não.

🗑️ Excluir itens expirados (somente pastas de e-mail)

Remove mensagens que possuem data de expiração definida manualmente.

Importante:

• Um e-mail expirado não é necessariamente um e-mail antigo.
• A expiração é configurada na criação da mensagem:

Opções > Mais Opções > Opções da Mensagem > Expira após

Algumas versões do Outlook deixam essa opção ativada por padrão.

📦 Arquivar ou excluir itens antigos

Permite escolher entre:

• Mover para arquivo .pst
• Excluir permanentemente

Se não selecionada, o Outlook aplica as configurações padrão.

📁 Exibir pasta de arquivo na lista de pastas

Mostra automaticamente o arquivo de arquivamento (.pst) no painel lateral.

Se não habilitado, o arquivo pode ser aberto manualmente via:
Arquivo > Abrir e Exportar > Abrir Arquivo de Dados do Outlook

⏳ Limpar itens mais antigos que

Define o período mínimo de retenção antes do processamento.

Pode ser configurado em:

• Dias
• Semanas
• Meses (1 a 60 meses)

Após atingir o prazo, o item será arquivado ou excluído conforme regra definida.

📂 Mover itens antigos para

Move itens para um arquivo archive.pst ao invés de excluir.

Ao ativar:

• A opção “Excluir permanentemente” é automaticamente desmarcada.

O local padrão geralmente é:

C:\Users\USUARIO\Documents\Outlook Files\

O caminho pode ser alterado via botão Procurar.

❌ Excluir itens permanentemente

Remove definitivamente os itens ao atingirem o período de expiração.

Nenhuma cópia será criada.

A ação é irreversível.

🔁 Aplicar estas configurações a todas as pastas agora

Força as configurações atuais para todas as pastas.

Se houver necessidade de políticas diferentes por pasta, essa opção não deve ser utilizadas.

📊 Períodos Padrão do Outlook

📌 Importando o Arquivo .pst no Futuro

Caso você precise importar novamente o arquivo .pst — por exemplo, após reinstalar o Outlook, migrar para outro computador ou reativar itens arquivados — siga este guia:

👉 https://ajuda.inetweb.com.br/kb/como-importar-arquivos-pst/

Esse tutorial explica passo a passo como adicionar um arquivo .pst ao Outlook, garantindo acesso aos itens arquivados.